Vertriebsgebiete optimieren: bestehende Gebiete fair ausgleichen

Woran Sie erkennen, dass Ihre Gebiete nicht mehr passen

Gebiete werden selten auf einen Schlag schlecht, sie verschieben sich mit jedem neuen Kunden, jedem Personalwechsel und jeder Ausnahme ein Stück. Diese Warnsignale deuten darauf hin, dass ein Ausgleich fällig ist:

• Ungleichgewicht: Einige Gebietsverantwortliche schaffen ihre Besuche nicht, andere haben Luft. Orte an den Grenzen werden doppelt oder gar nicht betreut.
• Wachstum: Mehr Kunden oder höhere Ziele passen nicht mehr in die bisherige Zahl an Gebieten.
• Kündigung oder Ruhestand: Ein Gebiet wird frei und muss aufgeteilt oder neu besetzt werden.
• Fusion oder Zukauf: Zwei Außendienste mit überlappenden Gebieten sollen zusammenwachsen.
• Neue Produkte: Ein beratungsintensives Sortiment braucht mehr Zeit je Besuch.
• Veränderte Märkte: Kunden, Nachfrage und Wettbewerb verteilen sich anders als bei der letzten Planung.

Laut der GfK-Studie zur Gebietsplanung (152 Befragte, veröffentlicht 2017) planen drei Viertel der Unternehmen nur bei Bedarf neu. Dann ist der Umbau oft groß und mühsam. Wer jedes Jahr prüft, kommt meist mit kleineren Korrekturen aus.

Diagnose: den Ist-Zustand mit Kennzahlen bewerten

Bevor Sie eine Grenze verschieben, brauchen Sie ein ehrliches Bild Ihrer heutigen Gebiete. Für die Ist-Bewertung haben sich diese Kennzahlen je Gebiet bewährt:

Legen Sie die Werte auf die Karte. Ausreißer fallen dort sofort auf, etwa ein Gebiet mit hoher Arbeitslast und wenig Potenzial. Fragen Sie auch, was passiert, wenn alles bleibt, wie es ist. Ergänzen Sie die Zahlen um die Einschätzung der Gebietsverantwortlichen: Sie wissen, wo ein Kunde mehr Zeit braucht, als die Daten zeigen, oder wo eine Grenze im Alltag stört. Zeigen Sie dieses Zwischenergebnis früh der Vertriebsleitung und dem Außendienst: Wer die Ausgangsdaten mitgetragen hat, stellt sie später nicht infrage. Wie Sie die Kennzahlen gewichten, steht unter Kriterien für ausgewogene Gebiete, wie Sie das Potenzial bestimmen, unter Marktpotenzial je Gebiet ermitteln.

Rechenbeispiel: ungleich verteilte Arbeitslast

Ein Rechenbeispiel zeigt, warum die Zahl der Besuche allein wenig über die Belastung sagt. Angenommen sind vier Gebiete mit je 200 Außendiensttagen zu 8 Stunden, also 1.600 Stunden pro Jahr für Besuche und Fahrten. Ein Besuch dauert im Schnitt 45 Minuten, die Fahrzeit je Besuch hängt vom Gebiet ab. Die Ausgangslage:

Nord hat die wenigsten Besuche und trotzdem die höchste Last, weil jeder Besuch eine Stunde Fahrt kostet. Zwischen Nord und West liegen 550 Stunden im Jahr, fast 69 Arbeitstage. Insgesamt passt die Arbeit aber zum Team: 6.000 Stunden Bedarf stehen 6.400 Stunden Kapazität gegenüber. Das Problem ist die Verteilung, nicht die Teamgröße. Verschiebt man an den Grenzen Kunden, ergibt sich dieses Bild:

Die Rechnung unterstellt, dass verschobene Kunden im neuen Gebiet gleich viel Zeit brauchen wie im alten. In Wirklichkeit ändern sich die Fahrwege, deshalb rechnet eine Software nach jeder Verschiebung neu. Aufs Stück genau wird es nie, weil Wohnorte, Top-Kunden und zusammenhängende Flächen Grenzen setzen. Legen Sie vorher fest, welche Abweichung vom Mittelwert Sie akzeptieren.

Szenarien: drei bis vier reichen

Vergleichen Sie wenige, deutlich verschiedene Szenarien statt vieler ähnlicher Varianten. Die GfK rät in ihrer Broschüre von 2013, höchstens drei bis vier gleichzeitig zu betrachten. Ein sinnvolles Set:

1. Grüne Wiese: eine rein datengetriebene Lösung ohne Rücksicht auf heutige Grenzen. Sie zeigt, wie viel Ausgleich überhaupt möglich ist.
2. Behutsamer Ausgleich: Die heutigen Gebiete bleiben im Kern bestehen, verschoben wird nur an den Grenzen, Top-Kunden bleiben gesperrt.
3. Ein Gebiet mehr oder weniger: Was ändert sich, wenn Sie zwei Gebiete zusammenlegen oder ein neues schaffen?
4. Andere Gewichtung: etwa Potenzial statt Arbeitslast als Hauptkriterium.

Bewerten Sie jedes Szenario mit denselben Kennzahlen wie in der Diagnose. Ergänzen Sie eine Zahl, die oft vergessen wird: wie viele Kunden eine neue Ansprechperson bekommen.

Ausgleich oder Stabilität bei Bestandskunden

Jede Optimierung steht vor demselben Zielkonflikt: Ausgeglichene Gebiete verlangen Bewegung, gewachsene Kundenbeziehungen verlangen Ruhe. Persönliche Beziehungen gelten im Vertrieb oft als unantastbar. Die GfK hält das Risiko eines Betreuungswechsels nach ihrer Erfahrung (Broschüre 2013) meist für etwa so groß wie die Chance, die darin liegt, etwa durch einen frischen Blick auf den Kunden.

Der praktische Ausweg ist eine Zweiteilung. In einem von der GfK veröffentlichten Projektbeispiel wurden die 100 wichtigsten Kunden gesondert betrachtet, alle übrigen wurden nach Erreichbarkeit und Arbeitslast zugeordnet. In der Software sperren Sie dazu einzelne Kunden oder Flächen, sodass weder Sie noch der Algorithmus sie verschieben. Ähnlich behandeln Sie die Wohnorte Ihres Außendienstes: Sie liegen fast nie ideal, ein Umzug steht aber selten zur Debatte. Gleichen Sie das über unterschiedlich große Gebiete aus, statt Wohnorte zu verplanen.

Legen Sie außerdem eine Obergrenze fest, wie viele Kunden insgesamt wechseln dürfen, und informieren Sie betroffene Kunden schriftlich.

Was ein Optimierungsalgorithmus leistet

Ein Optimierungsalgorithmus rechnet in kurzer Zeit einen guten Vorschlag, aber keinen fertigen Plan. Er gleicht Gebiete nach dem gewählten Kriterium aus, hält sie möglichst kompakt und lässt gesperrte Zuordnungen in Ruhe. Dabei arbeitet er mit Näherungsverfahren, worauf Softwarehersteller wie PTV in ihren Leistungsbeschreibungen selbst hinweisen. Das Ergebnis hängt von der Qualität Ihrer Daten, vom hinterlegten Straßennetz und von den Einstellungen ab.

Deshalb folgt auf jede Optimierung die Feinjustierung. Prüfen Sie den Vorschlag auf der Karte und gehen Sie ihn mit dem Außendienst durch. Dort weiß man, welcher Fluss keine Brücke hat, welcher Kunde nur vormittags empfängt und welche Grenze im Alltag keinen Sinn ergibt. Solche Korrekturen nehmen Sie von Hand vor. Bleiben Sie dabei sparsam: Werden zu viele Ausnahmen zugelassen, bleibt am Ende fast alles beim Alten, wie die GfK als typischen Fehler beschreibt.

Gebiete verändern und optimieren in easymap

In easymap, dem Schwerpunkt unserer Beratung, sind beide Arbeitsweisen getrennt: „Gebiete verändern“ für Anpassungen von Hand, „Gebiete optimieren“ für automatische Verfahren. Laut Herstellerhilfe gilt:

• Verändern: Sie kopieren Ihre Gebietsstruktur innerhalb der Kartenmappe und planen an der Kopie, der Ist-Zustand bleibt unberührt. Zuordnungen ändern Sie per Drag & Drop in Karte oder Tabelle, die Folgen für Umsatz und Potenzial sehen Sie sofort. Regionen lassen sich gegen manuelle und automatische Änderungen sperren.
• Optimieren: Das Programm erzeugt eine komplett neue Einteilung, gleicht bestehende Gebiete aus oder bildet Gebiete um feste Standorte. Umgekehrt findet es passende Standorte zu bestehenden Gebieten.
• Vergleichen: Über die Spalte „Liegt in“ sehen Sie, welche Kunden in einer neuen Struktur das Gebiet wechseln.

Planen und optimieren können Sie in easymap district manager und easymap professional. Die Edition easymap office öffnet und wertet fertige Gebietskarten aus, plant aber nicht. Das Video auf dieser Seite zeigt, wie Sie eine Gebietsstruktur von Hand anpassen. Weitere Details stehen unter Gebietsplanung mit easymap.

Neue Gebiete einführen

Die beste Rechnung nützt nichts, wenn das Team sie nicht mitträgt. In der GfK-Studie von 2017 sahen gut 65 % der Vertriebsverantwortlichen den Widerstand im eigenen Außendienst als größte Hürde einer Gebietsreform. Erklären Sie deshalb nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Weg: Wer die Szenarien gesehen hat, versteht, warum eine Grenze dort verläuft, wo sie verläuft. Bereiten Sie für jedes Gebiet eine Karte und eine Liste der Änderungen vor, führen Sie Einzelgespräche und passen Sie Ziele und Provisionen an die neuen Zuschnitte an. Legen Sie vor dem Beschluss fest, welche individuellen Änderungswünsche danach noch möglich sind, sonst zerfällt die neue Struktur schnell wieder in Kompromisse. Übernehmen Sie die Zuordnung danach ins CRM, damit Anfragen und Berichte stimmen. Nach etwa sechs Monaten vergleichen Sie Soll und Ist. Wie Sie die Einführung im Detail angehen, beschreibt die Seite Neue Gebiete einführen.

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Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer