Handelsvertretungen: Bezirke und Gebietsschutz klar regeln

Was Handelsvertretungen ausmacht

Eine Handelsvertretung verkauft als selbstständiges Unternehmen für Sie und erhält dafür Provision. Viele Vertretungen arbeiten für mehrere Hersteller zugleich. Sie bestimmen ihre Arbeitszeit und ihre Touren im Wesentlichen selbst. Das unterscheidet sie grundlegend vom angestellten Außendienst.

Für die Gebietsplanung hat das drei Folgen:

1. Der Bezirk ist Vertragsbestandteil. Wer ihn ändern will, ändert einen Vertrag.
2. Am Bezirk hängt das Einkommen der Vertretung. Jede Postleitzahl, die wechselt, verschiebt Provision.
3. Besuche und Routen lassen sich nicht anordnen. Sie können nur Hilfen anbieten.

Viele Unternehmen arbeiten gemischt. In dichten Regionen ist der eigene Außendienst unterwegs, in anderen Regionen oder Ländern sind es Handelsvertretungen. Dann braucht die Karte eine Struktur, in der beide Formen sauber nebeneinanderstehen, ohne Lücken und ohne Doppelungen. Das gilt auch für Vertriebspartner, die als Handelsbetriebe auf eigene Rechnung verkaufen, aber ein festes Gebiet zugesagt bekommen.

Worauf es bei den Bezirken ankommt

Bei Handelsvertretungen muss eine Gebietsgrenze vor allem eindeutig sein. Begriffe wie „Raum Hannover“ oder „Nordbayern“ reichen dafür nicht. Bewährt hat sich die Zuordnung je fünfstelliger Postleitzahl: Jede Postleitzahl gehört genau einem Bezirk.

Drei Begriffe tauchen dabei immer wieder auf:

• Gebietsschutz: die Zusage, dass in einem Bezirk keine andere Vertretung für Sie tätig wird.
• Bezirksvertretung: Nach § 87 Abs. 2 HGB erhält eine Vertretung mit zugewiesenem Bezirk oder Kundenkreis grundsätzlich auch Provision für Geschäfte, die dort ohne ihre Mitwirkung zustande kommen.
• Provisionsgebiet: der Raum, in dem Umsätze einer Vertretung zugerechnet werden. Er sollte mit dem Bezirk übereinstimmen, sonst ist Streit absehbar.

Für die Fairness zählt das Marktpotenzial je Bezirk, nicht die Fläche. Ein großer ländlicher Bezirk kann weniger Chancen bieten als ein kleiner in der Stadt. Wer allen denselben Provisionssatz zahlt, sollte auch das Potenzial ähnlich verteilen oder begründen können, warum nicht.

Besuchs- und Tourenplanung bei Handelsvertretungen

Die Besuche einer Handelsvertretung planen Sie nicht vor, Sie können aber Planungshilfe anbieten. Ein Beispiel dafür beschreibt eine Fallstudie des Softwareherstellers PTV im „Praxishandbuch Verkaufsaußendienst“ von 2001. Bei einem Hausgerätehersteller teilten sich 14 Handelsvertretungen Deutschland auf. Nach einem Pilotversuch mit Tourenplanung stiegen fünf weitere Vertretungen in die Planung ein.

Sinnvolle Hilfen für Vertretungen sind:

• eine Karte des eigenen Bezirks mit allen Kunden und Interessenten,
• eine Kundenliste mit Besuchsvorschlag nach Kundenwert,
• eine Auslastungsrechnung, die zeigt, ob ein Bezirk für eine Vertretung überhaupt zu schaffen ist.

Gerade die Auslastungsrechnung hilft in Gesprächen über die Größe eines Bezirks. Statt eines Gefühls liegt dann eine nachvollziehbare Rechnung auf dem Tisch. Karten und Daten lassen sich laut Herstellerhilfe mit dem easymap explorer weitergeben, den auch Personen ohne easymap-Kenntnisse bedienen können.

Typische Fallstricke

Die meisten Konflikte mit Vertretungen entstehen an Grenzen, die nie genau beschrieben wurden.

1. Grenzen nur auf der Wandkarte: Grenzorte werden doppelt beansprucht oder gar nicht betreut.
2. Zentral einkaufende Kunden: Bestellt eine Handelskette über ihre Zentrale in Bezirk A, stehen die Filialen aber in den Bezirken B bis F, ist offen, wem die Provision zusteht. Regeln Sie Kundenkreise wie Filialisten und Einkaufsverbände ausdrücklich.
3. Neuzuschnitt ohne Vertragsprüfung: Eine GfK-Broschüre (um 2010/2011) nennt als typisches Risiko, dass neue Verträge mit Vertretungen nötig werden, unter Umständen zu schlechteren Konditionen.
4. Altverträge als Bremse: Bestehende Zusagen engen den Spielraum ein. Rechnen Sie zuerst eine Variante ohne sie als Vergleich, dann eine mit ihnen.
5. Ungeklärter Stand der Postleitzahlen: Postleitzahlen ändern sich gelegentlich. Halten Sie in der Vertragsanlage fest, auf welchem Stand die Liste beruht und wie Änderungen behandelt werden.

Ein Beispiel

Erst auf der Postleitzahlenkarte zeigt sich, was vage Bezirksbeschreibungen in der Praxis bedeuten. Das folgende Beispiel ist konstruiert. Ein Hersteller arbeitet mit acht Handelsvertretungen. Die Verträge beschreiben die Bezirke mit Städtenamen und Regionen. Beim Übertragen auf eine Postleitzahlenkarte zeigt sich:

• 46 Postleitzahlen werden in zwei Verträgen genannt, weil „Raum“ unterschiedlich ausgelegt wurde.
• 112 Postleitzahlen kommen in keinem Vertrag vor. Dort sitzen 38 Kunden, die mal von der einen, mal von der anderen Vertretung besucht werden.
• Der größte Bezirk hat fast dreimal so viel Potenzial wie der kleinste, bei gleichem Provisionssatz.

Der Hersteller entscheidet: Die doppelt genannten Postleitzahlen werden nach Erreichbarkeit zugeordnet, die freien nach Potenzial und Nähe verteilt. Der große Bezirk bleibt aus Vertragsgründen vorerst bestehen und wird bei der nächsten Vertragsrunde geprüft. Am Ende erhält jede Vertretung eine Liste ihrer Postleitzahlen und eine Karte als Anlage. Wie Sie solche Änderungen vermitteln, beschreibt die Seite neue Gebiete einführen.

So unterstützt die p17 GmbH

Die p17 GmbH übersetzt Bezirksbeschreibungen aus Verträgen, Tabellen und Gewohnheiten in eindeutige Karten und Listen. Konkret:

• Umsetzen: bestehende Bezirke aus Verträgen und Kundendaten in easymap übertragen, Lücken und Überschneidungen finden, Potenzial je Bezirk ausweisen, Postleitzahlenlisten und Karten als Vertragsanlage erstellen. Siehe Beratung und Umsetzung.
• Mitdenken: Bei Verhandlungen über Bezirksgrenzen hilft ein Blick von außen. Die GfK beschreibt 2013, dass gerade Gespräche über Gebietsschutz und Provisionen von neutraler Moderation profitieren.
• Begleiten: Bezirkskarten aktualisieren, wenn sich Kunden, Vertretungen oder Postleitzahlen ändern, und die Zuordnungstabelle für Ihr CRM nachziehen, damit Provisionsabrechnung und Karte übereinstimmen.

Für die Wand oder den Verhandlungstisch gibt es gedruckte Postleitzahlen- und Gebietskarten. Eine Grenze nennen wir offen: Wir beraten nicht rechtlich. Ob eine Bezirksänderung Ansprüche auslöst, klärt Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt.

Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer