Tourenplanung im Außendienst: Besuche sinnvoll auf Tage verteilen

Gebiets-, Besuchs- und Tourenplanung: drei Ebenen

Gebietsplanung, Besuchsplanung und Tourenplanung beantworten drei verschiedene Fragen mit unterschiedlichem Zeithorizont. Im Alltag wird „Tourenplanung“ oft als Oberbegriff für alles benutzt, deshalb lohnt die Trennung. Die Tabelle stellt die drei Ebenen nebeneinander.

Die Ebenen hängen voneinander ab. Ein Gebiet mit zu viel Fläche gleicht auch die geschickteste Reihenfolge nicht aus, und eine faire Gebietsplanung braucht eine Schätzung der späteren Fahrzeiten. Wie oft welcher Kunde besucht wird, beschreibt die Seite Besuchsplanung nach Kundenwert. Anders als in der Logistik spielt die Ladung im Vertriebsaußendienst keine Rolle. Dafür zählen Zeitfenster, wiederkehrende Rhythmen, feste Zuordnungen von Kunden zu Personen und der Start am Wohnort.

Warum Tourenplanung schwer zu rechnen ist

Mit jedem weiteren Kunden steigt die Zahl der denkbaren Reihenfolgen so stark, dass niemand alle durchprobieren kann. Die Aufgabe ist als Rundreiseproblem bekannt: am Wohnort starten, jeden Kunden genau einmal besuchen, zurückfahren, und das auf dem kürzesten Weg. Die folgende Tabelle zeigt, wie viele Reihenfolgen es schon für einen einzigen Tag gibt.

Im Außendienst ist nicht nur die Reihenfolge offen, sondern auch die Verteilung auf Wochen und Tage. Schon die Frage, wie sich 40 Kunden einer Woche auf fünf Tage mit je acht Besuchen aufteilen lassen, hat als Antwort eine Zahl mit 25 Stellen. Öffnungszeiten, Rhythmen und Übernachtungen sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

Software arbeitet deshalb mit Näherungsverfahren. Sie baut zuerst eine brauchbare Startlösung, etwa nach der Regel „immer zum nächstgelegenen Kunden“, und verbessert sie dann schrittweise, indem sie Besuche tauscht oder verschiebt. Das Ergebnis liegt in Sekunden bis Minuten vor und ist in der Regel sehr gut, aber nicht nachweislich das beste. Eine Optimierung liefert also einen Vorschlag, keinen fertigen Plan.

So läuft die Tourenplanung in easymap ab

In easymap führt die Erweiterung Tourenplanung in fünf Schritten von der Kundentabelle zum Besuchsplan. Die Beschreibung fasst die Herstellerhilfe in eigenen Worten zusammen.

1. Daten vorbereiten: Sie brauchen zwei Tabellen. Die erste enthält die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Namen oder Nummer und Adresse oder Koordinaten; sie kann direkt aus der Gebietsorganisation stammen. Die zweite enthält die Kunden, ebenfalls mit Adresse oder Koordinaten. Weitere Spalten steuern die Rechnung je Datensatz, etwa Besuchshäufigkeit, Dauer, Rhythmus, Priorität und Öffnungszeiten. Der Rhythmus muss in den Planungszeitraum passen. Wie der Import funktioniert, zeigt das Herstellervideo „Daten importieren“ auf dieser Seite.
2. Auslastung berechnen: easymap ermittelt in Prozent, welchen Teil der verfügbaren Arbeitszeit Besuche und Fahrten belegen. Werte über 100 % deuten auf zu viele Kunden oder zu lange Wege hin. Der Hersteller nennt einen Wert nahe 100 % als Ziel; Zeit für Neukunden und kurzfristige Termine planen Sie trotzdem bewusst ein.
3. Touren und Besuche planen: Die Besuchsberechnung legt fest, wer welchen Kunden wann und in welcher Reihenfolge besucht. Rahmenpläne sind über bis zu 52 Wochen möglich.
4. Berechnungsparameter setzen: Ein Assistent fragt zuerst Startorte und Arbeitsbedingungen ab, danach die Kundendaten. Jeden Wert legen Sie einheitlich fest oder übernehmen ihn je Datensatz aus einer Tabellenspalte.
5. Ergebnisdaten prüfen: easymap legt eine Übersicht der Touren je Person an, eine Liste aller Besuche mit Datum, Uhrzeit, Fahrdauer und Reihenfolge sowie eine Liste der Besuche, die nicht mehr in die verfügbare Zeit gepasst haben. Laut Herstellerhilfe werden die Touren derzeit nicht automatisch in die Karte gezeichnet.

Diese Parameter bestimmen den Plan

Die Parameter entscheiden, ob ein berechneter Plan im Alltag fahrbar ist. Die wichtigsten sind:

• Arbeitszeit: frühester Start, spätestes Ende, tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Teilzeit und freie Tage. Die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden gehört mit in die Rechnung.
• Pausen: Ein Plan ohne Pause sieht auf dem Papier gut aus und scheitert am Nachmittag. Rechnen Sie Pausen in die tägliche Arbeitszeit ein.
• Feste Besuchstage: Manche Kunden erwarten den Besuch immer am selben Wochentag. easymap kann dafür je Kunde einen festen Wochentag berücksichtigen.
• Zeitfenster: Öffnungszeiten, Ruhetage einzelner Branchen und Mittagspausen im Handel. Fehlen sie, plant die Software Besuche vor verschlossenen Türen.
• Übernachtungen: ob sie erlaubt sind und nach welchen Regeln. Hier steuern die Kostenwerte das Ergebnis stark. In einem 2001 veröffentlichten Projektbeispiel schlug die Software mit realistischen Hotelkosten fast allen Beteiligten die ganze Woche Übernachtungen vor, weil das rechnerisch günstiger war als die Heimfahrt. Erst künstlich erhöhte Übernachtungskosten führten zur gewünschten Regel, nur bei langer Heimfahrt zu übernachten.

Dazu wählen Sie das Verkehrsmittel, etwa Pkw, E-Pkw oder Transporter, und legen fest, wie gleichmäßig die Besuche verteilt und wie kompakt die Tage sein sollen.

Fallstricke aus der Praxis

Die meisten Tourenplanungen scheitern nicht an der Mathematik, sondern an Daten und Akzeptanz. Fünf Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Datenqualität: Fast jedes Unternehmen hält seine Kundendaten für besser, als sie sind. Fehlende Öffnungszeiten, doppelte Kunden und veraltete Rhythmen fallen oft erst am Ende auf.
• Geokodierung: Gemeint ist die Umwandlung von Adressen in Koordinaten. Ohne korrekte Koordinaten stimmt keine Fahrzeit. Postfächer und lückenhafte Adressen landen gar nicht oder nur ungenau auf der Karte. Prüfen Sie, ob Kunden hausnummerngenau oder nur in der Mitte ihres Postleitzahlgebiets liegen, denn das verfälscht besonders auf dem Land die Touren.
• Realistische Besuchsdauern: Zu knappe Zeiten ergeben Pläne, die sich nicht fahren lassen, und kosten Vertrauen.
• Akzeptanz: Der Außendienst muss Pläne von Hand ändern können, etwa einen Besuch verschieben. Persönliche Kundenbeziehungen wiegen oft schwerer als die rechnerisch beste Lösung.
• Pilotgebiet: Starten Sie mit einer Person, die dem Thema offen gegenübersteht, und lassen Sie die Pläne einige Wochen im Alltag fahren. Dabei zeigt sich, wo Daten oder Parameter nicht stimmen.

Ein veröffentlichtes Beispiel zeigt, was eine saubere Planung rechnerisch bewirken kann. Ein Fachbuchbeitrag von 2001 beschreibt die Einführung einer Tourenplanung bei einem Hausgerätehersteller, ein Projekt eines anderen Softwareanbieters. Vor der Planung lag die rechnerische Auslastung von vier Personen im Außendienst zwischen rund 78 % und 167 %, danach bei allen rund 99 %. Das sind geplante Werte aus der Software, keine Messungen im Feld. Die Datenaufbereitung dauerte dort rund sechs Wochen, die Pilotphase acht Wochen.

Grenzen der easymap Tourenplanung

Die easymap Tourenplanung ist für wiederkehrende Besuche im Außendienst gebaut und hat klare Grenzen, die Sie vor der Entscheidung kennen sollten.

• Eigene Lizenz: Die Tourenplanung ist eine Erweiterung, die zusätzlich zu easymap lizenziert wird.
• Nur EU-Länder: Die Berechnung funktioniert derzeit nur für Länder der EU. Wer regelmäßig Kunden in der Schweiz oder in Großbritannien besucht, braucht dafür eine andere Lösung.
• Keine Notfalldisposition: easymap Tourenplanung rechnet Besuchsrhythmen und Wochenpläne, keine kurzfristige Einsatzsteuerung bei Störungen. Dafür gibt es Field-Service-Software. Was das für den technischen Kundendienst bedeutet, steht unter Servicetechnik und technischer Kundendienst.
• Vorschlag statt fertiger Plan: Sonderfälle und persönliche Absprachen arbeiten Sie von Hand ein.

Welche easymap-Edition zu Ihrer Aufgabe passt, beschreibt die Seite Gebietsplanung mit easymap. Ob sich eine Tourenplanung für Ihr Team lohnt, rechnen wir gern mit Ihren Daten durch, wie unter Beratung und Umsetzung beschrieben.

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Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer