Checkliste Gebietsplanung: 40 Punkte vom Ziel bis zur Kontrolle

So nutzen Sie die Checkliste

Die Checkliste führt in sechs Phasen durch eine Gebietsplanung, und jeder Punkt lässt sich mit Ja oder Nein beantworten. Sie passt zur Neuplanung ebenso wie zum Umplanen bestehender Gebiete und orientiert sich am Ablauf der Vertriebsgebietsplanung in sieben Schritten.

So holen Sie am meisten heraus:

1. Vor dem Start durchgehen: Beantworten Sie die Phasen Ziele und Daten, bevor Sie in eine Software einsteigen.
2. Verantwortung eintragen: Schreiben Sie zu jedem Nein, wer den Punkt erledigt und bis wann.
3. Unpassendes streichen: Nicht jeder Punkt gilt für jedes Unternehmen. Ohne Handelsvertretungen entfällt etwa der Gebietsschutz.
4. Vor dem Beschluss wiederholen: Gehen Sie vor der Einführung alle Punkte noch einmal durch. Was dann offen ist, ist ein Risiko, das Sie bewusst tragen.

Die Liste ersetzt keine fachliche Prüfung. Auch eine sauber abgehakte Planung liefert einen Vorschlag, den Menschen mit Ortskenntnis bewerten müssen.

Phase 1: Ziele und Rahmen klären

In der ersten Phase legen Sie fest, was die Planung erreichen soll und was sich nicht ändern darf. Je klarer das schriftlich steht, desto weniger Grundsatzdebatten gibt es später.

• Anlass: Der Grund für die Planung ist in zwei bis drei Sätzen festgehalten, etwa eine neue Stelle, eine Fusion oder ungleich ausgelastete Gebiete.
• Ziele: Es gibt höchstens drei messbare Ziele mit Zielwert und klarer Rangfolge, zum Beispiel ein Höchstwert für den Fahrzeitanteil.
• Feste Vorgaben: Wohnorte, Standorte, Key Accounts, Gebietsschutz und Zahl der Stellen sind jeweils als fest oder verhandelbar markiert.
• Organisationsform: Entschieden ist, ob nach Fläche, Produktgruppen, Kundengruppen oder in einer Mischform aufgeteilt wird.
• Verantwortung: Projektleitung, Entscheidungsgremium und Budget sind benannt.
• Beteiligte: Vertriebsleitung, Regionalleitungen, Außendienst, Betriebsrat, IT und Personalabteilung wissen, wann sie einbezogen werden.
• Zeitrahmen: Ein Stichtag für die Umstellung ist grob gesetzt, mit mindestens sechs Monaten Vorlauf, wie ihn die GfK in einer Praxisbroschüre (um 2011) als Faustwert nennt.

Phase 2: Daten sammeln und prüfen

Die Datenphase dauert fast immer länger als geplant, weil auch gepflegte Kundendaten Lücken haben. Planen Sie deshalb Zeit für die Bereinigung ein, bevor Sie rechnen.

• Kundenliste: Alle aktiven Kunden liegen in einer Tabelle vor, mit eindeutiger Kundennummer, vollständiger Adresse und Postleitzahl.
• Bereinigung: Dubletten sind entfernt, Postfachadressen und unvollständige Anschriften markiert.
• Geokodierung: Jede Adresse ist in Koordinaten umgewandelt; Treffer, die nur auf Ort oder Postleitzahl genau sind, sind gekennzeichnet und nachgebessert.
• Kundenkennzahlen: Umsatz eines vollen Jahres, Kundenklasse, Besuchsfrequenz und Besuchsdauer sind je Kunde erfasst, siehe Besuchsplanung nach Kundenwert.
• Außendienstdaten: Wohnort, Arbeitszeit, Teilzeitanteil und Innendiensttage sind je Person bekannt.
• Ist-Zuordnung: Die heutige Zuordnung von Kunden und Postleitzahlen zu Personen ist vollständig und widerspruchsfrei.
• Potenzialdaten: Externe Marktdaten wie Kaufkraft, Betriebe nach Branche oder Haushalte liegen auf derselben Flächenebene vor wie die Gebiete, siehe Marktpotenzial je Gebiet ermitteln.
• Wissen aus dem Außendienst: Einschätzungen zu Potenzial und Besonderheiten vor Ort sind eingeholt und gegen die Daten geprüft.

Phase 3: Gebiete planen

In der Planungsphase entstehen aus Daten und Zielen konkrete Gebietsvorschläge. Wichtig ist, dass vorher der Ist-Zustand dokumentiert und abgestimmt ist.

• Basisgeografie: Festgelegt ist, aus welchen Bausteinen die Gebiete bestehen, meist fünfstellige Postleitzahlen, sonst Gemeinden, Kreise oder einzelne Kunden.
• Ist-Analyse: Der heutige Zustand ist als Karte und Tabelle dokumentiert, mit Arbeitslast, Potenzial, Umsatz und Kundenzahl je Gebiet.
• Abgestimmter Ist-Zustand: Die Ist-Analyse wurde mit Vertriebsleitung und Außendienst besprochen, das Ergebnis ist protokolliert.
• Hauptkriterium: Ein Kriterium wird vorrangig ausgeglichen, für die übrigen gelten Bandbreiten, siehe Kriterien und Kennzahlen.
• Fixierungen: Key Accounts, Gebiete mit Gebietsschutz und gesperrte Regionen sind in der Software festgesetzt.
• Vergleichslösung: Es gibt einen rein datenbasierten Vorschlag ohne Rücksicht auf heutige Grenzen, der als Maßstab dient.
• Szenarien: Höchstens drei bis vier Varianten werden ernsthaft verglichen; von mehr rät die GfK in ihrer Broschüre von 2013 ab.

Phase 4: Szenarien bewerten und beschließen

Jedes Szenario wird mit denselben Kennzahlen und im Vergleich zum Ist-Zustand bewertet. Am Ende steht ein Beschluss, nicht nur ein Favorit.

• Kennzahlentabelle: Je Szenario liegt für jedes Gebiet eine Tabelle mit allen Kennzahlen vor, alter und neuer Wert nebeneinander.
• Bandbreiten: Jedes Gebiet liegt beim Hauptkriterium in der vereinbarten Bandbreite, oder die Abweichung ist begründet.
• Fahrzeit: Fahrzeiten sind über das Straßennetz gerechnet, nicht über Luftlinie. Gebiete, die deutlich über 80 bis 100 Kilometer um den Wohnort hinausreichen (Faustwert der GfK), sind begründet.
• Kundenwechsel: Anzahl und Umsatz der Kunden, deren Betreuung wechselt, sind je Gebiet beziffert.
• Ortskenntnis: Eine Person, die die Region kennt, hat den Favoriten auf der Karte geprüft, etwa auf Flüsse, Gebirge und Pendelwege.
• Kosten und Nutzen: Für den Favoriten ist abgeschätzt, was die Umstellung kostet und was sie gegenüber dem Ist-Zustand bringt.
• Beschluss: Das Entscheidungsgremium hat den Favoriten freigegeben, samt einer Regel, welche Änderungen danach noch zulässig sind.

Phase 5: Neue Gebiete einführen

Die Einführung entscheidet darüber, ob die neue Struktur im Alltag gelebt wird. Laut einer GfK-Studie von 2017 sehen gut 65 % der befragten Vertriebsverantwortlichen den Widerstand im Außendienst als größte Hürde. Ausführlich dazu: neue Gebiete einführen.

• Kommunikationsplan: Reihenfolge und Termine stehen fest: zuerst Regionalleitungen, dann Einzelgespräche im Außendienst, dann Kunden.
• Unterlagen je Person: Jede Person erhält Gebietskarte, Änderungsliste und Kennzahlenblatt ihres Gebiets.
• Betriebsrat und Verträge: Der Betriebsrat ist beteiligt, Arbeitsverträge und Verträge mit Handelsvertretungen sind geprüft.
• Ziele und Provision: Neue Ziele und Übergangsregeln für die Provision sind vereinbart.
• Kundenübergabe: Für wichtige Kunden sind Übergabegespräch und gemeinsamer Besuch terminiert.
• Kundeninformation: Betroffene Kunden haben eine schriftliche Nachricht mit ihrer neuen Ansprechperson erhalten.
• Systeme: Die neue Zuordnung ist zum Stichtag in CRM und ERP eingespielt, einschließlich der Verteilung neuer Anfragen und der Berichte.

Phase 6: Erfolg kontrollieren

Die Erfolgskontrolle schließt den Kreis und ist zugleich der Start der nächsten Durchsicht. Ohne sie bleibt offen, ob sich der Aufwand gelohnt hat. Welche Kennzahlen sich für die laufende Steuerung eignen, zeigt die Seite Außendienststeuerung mit Kennzahlen, CRM und Karte.

• Messtermin: Die erste Erfolgskontrolle steht im Kalender, nach etwa sechs Monaten, wie es die GfK als Faustwert empfiehlt.
• Gleiche Kennzahlen: Gemessen wird mit denselben Kennzahlen und Zielwerten wie in Phase 1.
• Rückmeldungen: Außendienst und Innendienst sind nach Problemfällen gefragt, etwa Grenzorten oder Kunden ohne Kontakt, und die Ergebnisse sind an alle zurückgemeldet.
• Regelprüfung: Eine jährliche Durchsicht der Gebiete ist fest eingeplant, nicht erst beim nächsten Anlass.

Wie p17 Sie bei der Checkliste unterstützt

Wenn viele Punkte mit Nein beantwortet sind, hilft ein Blick von außen. Die p17 GmbH geht die Checkliste in der Rolle Mitdenken mit Ihnen durch und benennt, wo das größte Risiko liegt. Beim Verstärken übernehmen wir Datenaufbereitung, Geokodierung und Kennzahlen, wenn Ihrem Team dafür die Zeit fehlt. Beim Umsetzen planen wir die Gebiete als Projekt mit festem Umfang und einer festen Ansprechperson. Beim Begleiten schulen wir Ihr Team in easymap oder RegioGraph, damit es die nächste Durchsicht selbst übernimmt. Gemeinsam klären wir auch, welche Software zu Ihrem Planungsumfang passt und welche Lizenzen Sie dafür brauchen. Für neue Gebiete, die noch niemand betreut, sucht die Schwestergesellschaft p17 Consulting GmbH passende Fachkräfte. Einen Überblick über alle vier Rollen gibt die Seite Leistungen.

Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer