Außendienstkosten: Was ein Kundenbesuch kostet und wo Sie sparen

Was ein Kundenbesuch kostet: die Spanne aus der Literatur

Ein persönlicher Kundenbesuch gehört zu den teuersten Kontakten im Vertrieb, und die Kosten schwanken stark nach Branche. In Broschüren von GfK GeoMarketing („Praxiswissen Gebietsplanung“, um 2011 und 2013) wird ein Besuch im B2B-Außendienst je nach Branche mit durchschnittlich 120 bis 800 Euro beziffert. Wie diese Werte ermittelt wurden und auf welches Jahr sie sich beziehen, steht dort nicht. Die Spanne taugt also als grobe Orientierung, nicht als Vergleichswert für Ihr Unternehmen.

Ein großer Kostentreiber ist die Fahrzeit. Nach Angaben des Herstellers PTV (Pressemitteilung von 2013) entfällt im Außendienst rund die Hälfte der Arbeitszeit auf das Fahren. Auch hier fehlt eine Angabe zur Methode, und die Zahl ist über zehn Jahre alt. Sie macht aber verständlich, warum schon kleine Verbesserungen bei Gebieten und Touren spürbar werden: Jede Stunde Fahrt ist eine bezahlte Stunde ohne Kundenkontakt.

Verlässlicher als jede fremde Zahl ist Ihre eigene Rechnung. Das folgende Beispiel zeigt, wie sie aufgebaut ist und welche Posten hineingehören.

Rechenbeispiel: Kosten je Besuch selbst ermitteln

Die Kosten je Besuch ergeben sich aus den Jahreskosten einer Person im Außendienst geteilt durch die Zahl ihrer Besuche im Jahr. Die Werte in der Tabelle sind frei gewählte Annahmen für ein B2B-Unternehmen; setzen Sie Ihre eigenen ein.

Ein Tag mit fünf Besuchen hat in diesem Beispiel neun Stunden: fünf Stunden beim Kunden, drei Stunden Fahrt und eine Stunde für Vor- und Nachbereitung. Das Ergebnis von 122 Euro liegt am unteren Rand der GfK-Spanne. Das liegt auch daran, dass Gemeinkosten fehlen, etwa für Vertriebsleitung, Innendienst, Messen und Marketing. Wer sie anteilig einrechnet, kommt schnell auf deutlich höhere Werte.

Was kleine Verbesserungen bewirken

Schon kleine Veränderungen im Tagesablauf wirken sich deutlich auf die Kosten je Besuch aus, weil sie sich über 200 Tage summieren. Die Tabelle rechnet zwei Hebel mit den Werten von oben durch, einmal für eine Person und einmal für ein Team von zehn Personen.

Der Zeitwert ergibt sich aus 610 Euro je Tag geteilt durch neun Stunden, also rund 68 Euro je Stunde. Die Kilometerkosten enthalten nur Kraftstoff und Verschleiß, nicht Leasing und Versicherung, die ohnehin anfallen.

Fünf Kostenhebel im Außendienst

Die Kosten je Besuch sinken, wenn mehr Besuche in dieselbe Zeit passen oder wenn weniger teure Besuche nötig sind. Fünf Hebel tragen dazu bei:

1. Gebiete: Kompakte Gebiete, in denen der Wohnort nahe am Schwerpunkt der Kunden liegt, verkürzen jede Tour. Ein Gebiet mit doppelt so viel Fläche wie seine Nachbarn kostet täglich Fahrzeit. Wie Sie bestehende Gebiete ausgleichen, steht unter Vertriebsgebiete optimieren.
2. Touren: Eine gute Reihenfolge und Kunden, die in derselben Woche nah beieinander liegen, sparen Kilometer. Details unter Tourenplanung im Außendienst.
3. Besuchsfrequenz: Wer C-Kunden so oft besucht wie A-Kunden, zahlt für Besuche, die wenig Umsatz bringen. Die Besuchsplanung nach Kundenwert legt fest, wer wie oft an der Reihe ist.
4. Übernachtungen: Eine Übernachtung kostet Hotel und Spesen, spart aber die Heimfahrt am Abend und die Anfahrt am nächsten Morgen. In weitläufigen Gebieten kann sie günstiger sein als zweimal zwei Stunden Fahrt. Rechnen Sie beides mit Ihren Werten durch und legen Sie eine klare Regel fest.
5. Digitale Kontakte für C-Kunden: Telefon, Videogespräch, Webshop oder eine feste Ansprechperson im Innendienst können einen Teil der Besuche bei kleineren Kunden ersetzen. Der Außendienst gewinnt Zeit für A- und B-Kunden und für Neukunden.

Grenzen der Rechnung

Die Kosten je Besuch sind eine nützliche Kennzahl, aber sie erzählen nur die halbe Geschichte. Ein Besuch für 122 Euro, aus dem ein Auftrag über 20.000 Euro entsteht, ist günstig. Ein Besuch für 90 Euro ohne jedes Ergebnis ist teuer. Stellen Sie den Kosten deshalb immer den Wert gegenüber, etwa den Deckungsbeitrag je Kunde oder den Umsatz je Besuchstag.

Drei weitere Grenzen sollten Sie kennen:

• Fixkosten bleiben: Gehalt und Leasing fallen auch an, wenn ein Besuch ausfällt. Kurzfristig sparen Sie vor allem Kraftstoff und Spesen, der größere Effekt entsteht über mehr Besuche in derselben Zeit.
• Mehr Besuche sind nicht immer besser: Wer die Besuchsdauer kürzt, um mehr Besuche zu schaffen, senkt die Kosten je Besuch, vielleicht aber auch die Qualität der Gespräche.
• Annahmen bleiben Annahmen: Das Rechenbeispiel zeigt die Logik, nicht Ihre Zahlen. Wo Einsparungen realistisch sind, zeigt erst ein Vergleich mit Ihrem Ist-Zustand.

So prüfen Sie Ihr Einsparpotenzial

Ein Einsparpotenzial lässt sich mit überschaubarem Aufwand schätzen, wenn Sie zuerst messen und dann rechnen. Erfassen Sie einige Wochen lang Besuche pro Tag, Kilometer je Besuch und den Anteil der Fahrzeit. Vieles davon steckt bereits in CRM, Fahrtenbuch und Reisekostenabrechnung. Berechnen Sie dann Ihre Kosten je Besuch nach dem Schema oben und vergleichen Sie die Gebiete miteinander. Große Unterschiede zwischen ähnlichen Gebieten zeigen, wo ein Hebel ansetzt.

Die p17 GmbH unterstützt Sie dabei in der Rolle, die Sie brauchen. Im Mitdenken prüfen wir Ihre Rechnung und stellen die unbequemen Fragen. Im Umsetzen übernehmen wir Datenaufbereitung, Auslastungsrechnung und Szenarien als Projekt mit festem Umfang. Im Verstärken bereiten wir auf Zeit gemeinsam mit Ihrem Innendienst die Daten auf, wenn dort die Kapazität fehlt. Mehr dazu unter Beratung und Umsetzung.

Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer