- Ein Gebietsplanungsprojekt dauert vom Auftakt bis zur Einführung grob drei bis sechs Monate, den größten Teil nimmt die Abstimmung ein.
- Sie liefern Kundendaten mit Umsatz und Besuchen, die Wohnorte des Außendienstes und Ihre Ziele.
- Sie bekommen Szenarien, Kennzahlen je Gebiet, Karten, Zuordnungslisten fürs CRM und einen Einführungsplan.
- Der Gebietscheck ist der Einstieg mit festem Umfang und zeigt, wie ausgewogen Ihre heutigen Gebiete sind.
- Arbeitsrecht und die Einbindung des Betriebsrats bleiben bei Ihnen, wir liefern die Zahlen und Karten dafür.
Wann sich eine Beratung lohnt
Eine externe Beratung lohnt sich, wenn nicht die Rechnung das Problem ist, sondern Daten, Abstimmung oder fehlende Zeit im Haus. Typische Anlässe sind ein wachsender oder schrumpfender Außendienst, ein Zukauf mit eigenem Vertriebsteam, eine neue Niederlassung oder Gebiete, die seit mehr als zwei Jahren niemand angefasst hat. Oft zeigt es sich auch im Alltag: Einige im Team sind dauernd unterwegs, andere haben Luft, und an den Gebietsgrenzen ist unklar, wer zuständig ist.
Was Zeit kostet, ist selten die Software. In einer GfK-Studie mit 45 Unternehmen (Daten 2010 bis 2012, veröffentlicht 2013) brauchten 44 Prozent ein halbes Jahr vom Planungsbeginn bis zur Umsetzung, 22 Prozent sogar ein ganzes Jahr. Die eigentliche Rechnung dauerte laut GfK oft nur Stunden, den größten Teil der Zeit nahm die interne Abstimmung ein. Genau dort setzen wir an.
Wir treten dabei in zwei Rollen an. Im Projekt setzen wir um: fester Umfang, feste Ansprechperson, klare Ergebnisse. Wenn Sie selbst planen und nur eine Zweitmeinung wollen, denken wir mit und prüfen Ihren Entwurf. Wie Sie bestehende Gebiete ausgleichen, beschreibt die Seite Vertriebsgebiete optimieren.
Gebietscheck: der Einstieg mit festem Umfang
Der Gebietscheck zeigt mit überschaubarem Aufwand, wie ausgewogen Ihre heutigen Gebiete sind, bevor Sie über ein größeres Projekt entscheiden. Sie schicken uns einen Export Ihrer Kunden mit Adresse oder Postleitzahl, Umsatz und heutiger Zuordnung sowie die Wohnorte des Außendienstes. Wir geokodieren die Adressen, bauen daraus eine Ist-Karte und rechnen für jedes Gebiet die wichtigsten Kennzahlen: Kundenzahl, Umsatz, grobe Arbeitslast und, wenn vorhanden, Potenzial. Arbeitslast meint dabei die Zeit, die ein Gebiet pro Jahr für Besuche und Fahrten braucht. Sichtbar werden zum Beispiel Gebiete mit deutlich mehr Arbeitslast als der Durchschnitt, Kunden ohne Zuordnung oder Postleitzahlen, für die sich zwei Personen zuständig fühlen.
In einem gemeinsamen Termin besprechen wir, wo die Gebiete auseinanderlaufen und was das für Ihr Team bedeutet. Rund zwei Wochen nach Eingang der Daten liegt das Ergebnis vor. Danach entscheiden Sie: selbst weitermachen, gezielt nachbessern oder ein Projekt starten. Der Gebietscheck ist eine Leistung in der Rolle Mitdenken. Er ersetzt keine Planung, aber er zeigt, ob sich eine lohnt.
Projektablauf in fünf Phasen
Ein Gebietsplanungsprojekt dauert vom Auftakt bis zur Einführung meist drei bis sechs Monate, und der größte Teil davon ist Abstimmung, nicht Rechnen. Als Orientierung nutzen wir die Phasendauern aus einer GfK-Broschüre zur Gebietsplanung (ohne Datum, vermutlich um 2011). Die rechte Spalte zeigt, was wir in der jeweiligen Phase übernehmen.
| Phase | Dauer laut GfK | Was wir übernehmen |
|---|---|---|
| Analyse des Ist-Zustands | 1–2 Wochen | Daten prüfen und geokodieren, Ist-Karte, Kennzahlen je Gebiet, Stärken und Schwächen |
| Ziele und Regeln | 2–3 Wochen | Workshop mit der Vertriebsleitung: Kriterien gewichten, feste Vorgaben wie Wohnorte, Key Accounts oder Gebietsschutz festhalten |
| Planung | etwa 1 Woche | Szenarien in easymap oder RegioGraph rechnen, drei bis vier davon vergleichen |
| Abstimmung und Feinschliff | 2–8 Wochen | Sonderfälle klären, Rückmeldungen aus dem Außendienst einarbeiten, Favoriten festlegen |
| Einführung und Kontrolle | 6–12 Wochen | Einführungsplan, Unterlagen je Gebiet, Übergabe ins CRM, Termin für die Erfolgskontrolle |
Zusammengerechnet ergibt das 12 bis 26 Wochen, also grob drei bis sechs Monate (eigene Rechnung aus den GfK-Werten). In der Planungsphase rechnen wir zuerst eine Variante ohne Rücksicht auf heutige Grenzen. Sie dient als Maßstab: Wie weit ist der Ist-Zustand vom rein rechnerischen Vorschlag entfernt, und wie viel davon wollen Sie umsetzen? Die Spanne bei Abstimmung und Einführung ist groß, weil sie von Ihnen abhängt: wie schnell Entscheidungen fallen, wie viele Sonderfälle es gibt und ob Verträge mit Handelsvertretungen angepasst werden müssen. Die Erfolgskontrolle setzen wir etwa sechs Monate nach der Umstellung an, so wie es auch eine GfK-Broschüre von 2013 empfiehlt. Die Schritte im Detail beschreibt die Seite zur Vertriebsgebietsplanung in sieben Schritten.
Was Sie liefern
Für eine belastbare Planung brauchen wir vor allem Ihre eigenen Daten und eine klare Aussage, was die neuen Gebiete leisten sollen. Die Liste ist kürzer, als viele erwarten:
- Kundendaten: eine Liste mit eindeutiger Kundennummer, Adresse oder mindestens Postleitzahl, Umsatz der letzten ein bis zwei Jahre, Besuchen pro Jahr und der heutigen Zuordnung. Ein Export aus CRM oder ERP genügt.
- Wohnorte des Außendienstes: Ort oder Postleitzahl als Startpunkt, dazu Arbeitszeit und eventuelle Teilzeit.
- Ziele: Was soll besser werden? Zum Beispiel eine gleichmäßigere Auslastung, weniger Fahrzeit oder mehr Zeit für Neukunden.
- Feste Vorgaben: Zahl der Gebiete, Key Accounts, die bei ihrer Betreuung bleiben, Gebietsschutz von Handelsvertretungen und Grenzen, die nicht angetastet werden.
- Eine verantwortliche Person im Haus, die Entscheidungen herbeiführt und Rückfragen klärt.
Wenn Ihre Daten noch nicht so weit sind, prüfen wir sie vorher im Datencheck. Was dabei untersucht wird, steht bei Geodaten und CRM-Daten. Für die Vorbereitung im eigenen Haus hilft die Checkliste Gebietsplanung.
Was Sie bekommen
Am Ende des Projekts haben Sie keinen Foliensatz für die Schublade, sondern Unterlagen, mit denen Vertriebsleitung, Außendienst und CRM sofort arbeiten.
- Szenarien: zwei bis vier Varianten mit Vergleich zum Ist-Zustand, damit Sie sehen, was eine Entscheidung kostet und bringt.
- Kennzahlen je Gebiet: Kundenzahl, Umsatz, Potenzial, Arbeitslast und Fahrzeit, als Tabelle und auf der Karte.
- Karten: eine Übersichtskarte und für jedes Gebiet eine eigene Karte für das Gespräch mit der zuständigen Person.
- Zuordnungslisten fürs CRM: Postleitzahl zu Gebiet, Kunde zu neuer Betreuung und eine Liste aller Betreuerwechsel.
- Einführungsplan: wer wann informiert wird, in welcher Reihenfolge und mit welchen Gesprächsunterlagen je Gebiet.
Der Einführungsplan ist kein Beiwerk. Laut einer GfK-Studie unter 152 Vertriebsplanern (veröffentlicht 2017) sehen gut 65 Prozent den Widerstand im eigenen Außendienst als größte Hürde einer Gebietsreform. Wie die Kommunikation gelingt, beschreibt die Seite neue Gebiete einführen. Wer die neuen Gebiete zusätzlich gedruckt an der Wand braucht, findet passende Postleitzahlen- und Gebietskarten. Wenn Ihr Team danach selbst weiterplanen will, übergeben wir die Kartenmappe und schulen den Umgang damit.
Beispielvorhaben und Richtwerte
Der Preis hängt vor allem von der Zahl der Gebiete, der Qualität Ihrer Daten und der Zahl der Abstimmungsrunden ab. Die folgende Tabelle zeigt Richtwerte für typische Vorhaben, Ihr Angebot nennt später jede Position einzeln.
| Beispielvorhaben | Umfang | Richtwert |
|---|---|---|
| Gebietscheck | Ist-Karte, Kennzahlen je Gebiet, Besprechung, bis [Anzahl] Kunden | ab [Preis] |
| Zweitmeinung zu einem fertigen Entwurf | Prüfung von Entwurf und Kennzahlen, schriftliche Anmerkungen, ein Termin | ab [Preis] |
| Bestehende Gebiete ausgleichen | 5 bis 15 Gebiete, Analyse, ein Workshop, zwei bis drei Szenarien, Zuordnungslisten | ab [Preis] |
| Neuplanung mit Regionen und Gebieten | mehr als 15 Gebiete, alle fünf Phasen, Einführungsplan, Erfolgskontrolle | ab [Preis] |
Lizenzen für easymap oder RegioGraph und zugekaufte Markt- und Potenzialdaten stehen als eigene Positionen im Angebot. Ob Workshops bei Ihnen vor Ort oder online stattfinden, legen wir ebenfalls im Angebot fest.
Grenzen der Beratung
Wir planen Gebiete und bereiten Entscheidungen vor, einige Aufgaben bleiben aber bewusst bei Ihnen oder bei anderen Fachleuten.
- Keine Rechtsberatung: Arbeitsverträge, Handelsvertreterverträge, Ausgleichsansprüche und die rechtliche Gestaltung von Provisionen klären Sie mit Ihrer Personalabteilung oder Ihrer Rechtsberatung. Wir liefern die Zahlen, auf die sich diese Gespräche stützen.
- Betriebsrat: Ob und wann er beteiligt wird, entscheidet Ihr Unternehmen, und es bindet ihn selbst ein. Karten und Kennzahlen für diese Runde bereiten wir vor.
- Personalgespräche: Gespräche mit einzelnen Personen im Außendienst führt die Führungskraft, nicht wir.
- Entscheidung: Eine automatische Optimierung liefert einen Vorschlag, keinen fertigen Plan. Welche Variante gilt, entscheidet Ihre Vertriebsleitung.
Note
Planen Sie die Abstimmung großzügig ein. Die Spanne von zwei bis acht Wochen für den Feinschliff hängt an Sonderfällen und Abstimmungsrunden, nicht an der Software.
Häufige Fragen
Können Sie auch nur einen Teil übernehmen, zum Beispiel die Datenaufbereitung?
Ja. In der Rolle Verstärken arbeiten wir auf Zeit in Ihrem Team mit, etwa beim Bereinigen und Geokodieren der Kundendaten oder beim Rechnen von Szenarien. Planung und Entscheidungen bleiben dann bei Ihnen.
Brauchen wir easymap oder RegioGraph, um mit Ihnen zu arbeiten?
Für das Projekt nicht, die Ergebnisse bekommen Sie als Tabellen und Karten. Wenn Sie danach selbst weiterplanen wollen, brauchen Sie eine Edition mit Gebietsplanung, bei easymap zum Beispiel professional oder district manager. Einen Überblick gibt die Seite Gebietsplanung mit easymap.
Wir arbeiten mit Handelsvertretungen und Gebietsschutz. Geht das trotzdem?
Ja. Gebietsschutz wird in der Planung als feste Vorgabe gesetzt, die betroffenen Postleitzahlen bleiben gesperrt. Welche Folgen eine Änderung für die Verträge hat, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Die Besonderheiten beschreibt die Seite Handelsvertretungen und Gebietsschutz.
Wie oft sollten wir die Gebiete nach dem Projekt prüfen?
Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich Team oder Kundenstamm deutlich ändern. Die GfK empfiehlt in ihrer Studie von 2017 eine Überprüfung alle ein bis zwei Jahre. Kleine, regelmäßige Anpassungen stören den Außendienst weniger als ein großer Umbau nach vielen Jahren.
Was passiert mit langjährigen Kundenbeziehungen?
Wichtige Kunden lassen sich festschreiben, etwa Key Accounts oder die umsatzstärksten Kunden eines Gebiets. Sie bleiben bei ihrer bisherigen Betreuung, auch wenn sich eine Grenze verschiebt. Für alle übrigen zeigt die Liste der Betreuerwechsel vorher, wen eine Änderung betrifft.
Quellen
- GfK GeoMarketing: Broschüre „Praxiswissen Gebietsplanung“ mit Phasentabelle und Dauer je Phase, ohne Datum (vermutlich 2010/2011)
- GfK GeoMarketing: Broschüre „Praxiswissen Gebietsplanung – So funktioniert erfolgreiches Change Management“, Juli 2013, darin GfK-Studie mit 45 Unternehmen (Daten 2010–2012)
- GfK GeoMarketing: Pressemitteilung „Aktuelle Planungspraxis und Trends in der Vertriebssteuerung“ zur Studie Gebietsplanung, 07.03.2017 (152 Befragte, Befragung 2015–2016)
Zuletzt aktualisiert: · Benjamin Beloch, Geschäftsführer
