Gebietsplanung mit Excel oder mit Software?

Was Excel bei der Gebietsplanung gut kann

Excel ist für die Gebietsplanung kein schlechtes Werkzeug, solange es um Listen und Summen geht. Fast jedes Unternehmen hat es, fast jedes CRM- oder ERP-System exportiert dorthin, und die Bedienung kennen alle im Vertrieb. Drei Aufgaben erledigt eine Tabelle zuverlässig:

• Kundenliste führen: eine Zeile je Kunde mit Kundennummer, Adresse, PLZ, Umsatz, Besuchshäufigkeit und zuständiger Person.
• PLZ zuordnen: eine zweite Tabelle legt fest, welche PLZ zu welchem Gebiet gehört. Über eine Verweisfunktion bekommt jeder Kunde automatisch sein Gebiet.
• Summen bilden: Eine Pivot-Tabelle zeigt Kundenzahl, Umsatz und geplante Besuche je Gebiet. So sehen Sie auf einen Blick, wo Gebiete deutlich größer oder kleiner sind als der Durchschnitt.

Dazu kommt ein Vorteil, der oft übersehen wird: Die Zuordnungsliste PLZ zu Gebiet ist genau das, was Ihr CRM braucht, um neue Kunden und Anfragen der richtigen Person zuzuweisen. Und wer später auf Software umsteigt, nimmt die Excel-Liste einfach mit, denn sie ist in der Regel der Ausgangspunkt für den Import.

Wo Excel an Grenzen stößt

Excel kippt dort, wo Geografie ins Spiel kommt, denn eine Tabelle weiß nicht, wo eine PLZ liegt. Fünf Grenzen sind typisch:

1. Keine Karte: Ob ein Gebiet zusammenhängt, ob es Lücken gibt oder ob zwei Personen im selben Ort unterwegs sind, sehen Sie in einer Liste nicht.
2. Keine Fahrzeiten: Die PLZ verrät nur grob, wo ein Ort liegt. Zwischen zwei benachbarten Orten kann ein Fluss ohne Brücke liegen, und die Luftlinie sagt wenig über die Fahrzeit auf der Straße.
3. Keine Kompaktheit: Excel kann Summen angleichen, aber nicht dafür sorgen, dass ein Gebiet kompakt bleibt, also möglichst rund und ohne Ausläufer. Ein Gebiet mit passendem Umsatz, das sich quer durch ein Bundesland zieht, hilft niemandem.
4. Unübersichtliche Szenarien: Jede Variante ist eine Kopie der Tabelle. Nach drei Abstimmungsrunden weiß niemand mehr sicher, welche Datei gilt, und wer prüfen will, welche Kunden die Betreuung wechseln, braucht eigene Formeln.
5. Fehleranfälligkeit: Eine PLZ, die als Zahl gespeichert ist, verliert ihre führende Null, aus 01067 wird 1067. Doppelte oder fehlende PLZ fallen nicht auf, und ein falsch kopierter Bereich verschiebt Kunden ohne Warnung.

Keine dieser Grenzen ist für sich ein Grund, Excel aufzugeben. Zusammen machen sie jede größere Umplanung langsam und angreifbar. Welche Kennzahlen ein Gebiet fair machen, beschreibt die Seite Kriterien und Kennzahlen für ausgewogene Gebiete.

Entscheidungstabelle: Excel oder Software?

Die folgende Tabelle hilft bei der Einordnung: Je mehr Zeilen in der rechten Spalte auf Sie zutreffen, desto eher lohnt sich Software.

Zwei Beispiele zur Orientierung: Ein Team mit vier Gebieten in einem Ballungsraum, das alle paar Jahre neu zuschneidet, landet fast überall links. Ein Flächenvertrieb mit 20 Bezirken in zwei Regionen, der jährlich prüft und mit Potenzialdaten arbeitet, landet fast überall rechts. Welche Software für die rechte Spalte infrage kommt, zeigt die Auswahlhilfe für Gebietsplanungssoftware.

Zwischenlösungen: planen lassen oder nur ansehen

Zwischen „alles in Excel“ und „eigene Planungssoftware“ gibt es Wege, die oft unterschätzt werden. Sie passen vor allem, wenn Sie selten planen, aber einmal gründlich.

1. Gebiete einmalig als Dienstleistung planen lassen: Die p17 GmbH plant Ihre Gebiete als Projekt mit fester Ansprechperson. Sie erhalten eine Gebietskarte und die Zuordnungsliste PLZ zu Gebiet für CRM oder Excel. Die Pflege danach erledigen Sie selbst in Ihrer Tabelle. Wie so ein Projekt abläuft, steht unter Beratung und Umsetzung. Wer die Karte für die Wand braucht, bekommt gedruckte Postleitzahlen- und Gebietskarten im Angebot der p17 Gruppe.
2. easymap office zum Ansehen: Die Planung entsteht in einer Planungsedition, bei uns oder bei einer Person in Ihrem Haus. Ihr Team öffnet das Ergebnis mit easymap office, wertet es aus und nutzt es für Präsentationen. Planen und Optimieren sind dort laut Hersteller gesperrt, versehentliche Änderungen an den Gebieten sind also ausgeschlossen.
3. Erst planen lassen, später selbst planen: Sie starten mit einer Planung als Projekt und lernen in einer Schulung für Gebietsplanung, die nächste Runde selbst zu rechnen.

Kosten und Nutzen ehrlich gerechnet

Ob sich Software rechnet, hängt weniger vom Lizenzpreis ab als davon, wie oft Sie planen und wie viel Fahrzeit unausgewogene Gebiete kosten. Auf der Kostenseite stehen die Lizenz (Preis auf Anfrage), Einrichtung, Schulung und die Aufbereitung Ihrer Daten. Die Datenaufbereitung ist oft der größte Posten. Dazu kommt, dass jemand im Haus das Wissen halten muss.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Acht Personen im Außendienst sparen durch kompaktere Gebiete je eine Stunde Fahrzeit pro Woche. Bei 45 Arbeitswochen sind das 8 × 1 × 45 = 360 Stunden im Jahr, also 45 Arbeitstage zu je acht Stunden. Diese Zeit steht für Kundenbesuche zur Verfügung. Ob eine Stunde pro Woche realistisch ist, zeigt erst eine Analyse Ihres Ist-Zustands. Was ein einzelner Besuch kostet, erklärt die Seite Außendienstkosten.

Eine Grenze gehört zur ehrlichen Rechnung dazu: Software beschleunigt die Berechnung, nicht die Abstimmung. Laut der GfK-Broschüre „Praxiswissen Gebietsplanung“ (2013) dauert die eigentliche Rechnung mit Software oft nur Stunden, den größten Teil der Projektzeit kostet die interne Abstimmung. In einer GfK-Befragung von 152 Personen aus der Vertriebsplanung (veröffentlicht 2017) nannten gut 65 Prozent den Widerstand im eigenen Außendienst als größte Hürde einer Gebietsreform. Das löst weder Excel noch Software, sondern nur eine nachvollziehbare Planung und offene Kommunikation. Wie das gelingt, beschreibt die Seite Neue Gebiete einführen.

Häufige Fragen

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer