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title: 'Geodaten und CRM-Daten für die Gebietsplanung'
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date: '2026-10-16'
description: 'Welche Daten braucht Ihre Gebietsplanung? Kundendaten, Grenzen und Potenzialdaten, Geokodierung, Datenqualität und die Rückgabe der Gebiete ins CRM.'
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Gebietsplanung · Leistungen 
# Geodaten und CRM-Daten für die Gebietsplanung

Die Kundenliste kommt aus dem CRM, aber Adressen sind unvollständig, Postleitzahlen stimmen nicht, und Potenzialdaten haben Sie gar nicht? Dann wird jede Gebietsplanung zur Schätzung. Wir prüfen und ergänzen Ihre Daten, bevor geplant wird, und bringen die fertige Gebietszuordnung zurück ins CRM.

 [Datencheck anfragen ](#kontakt) [ +49 2562 18749-80](tel:+4925621874980) 

 Das Wichtigste in Kürze- Eine Gebietsplanung braucht eigene Kundendaten, die Wohnorte des Außendienstes, Grenzen wie Postleitzahlgebiete sowie Markt- und Potenzialdaten.
- Vor der Planung werden die Adressen geokodiert, dabei zeigen sich Dubletten, falsche Postleitzahlen und Lücken.
- Für die Planung reichen meist Kundennummer, Adresse, Umsatz und Besuchsdaten, Namen von Ansprechpersonen sind nicht nötig.
- Die fertige Zuordnung gehört als Stammdatum ins CRM, damit Anfragen automatisch beim zuständigen Gebiet landen.
- Der Datencheck zeigt vorab, ob Ihre Daten für eine Planung reichen und was fehlt.

## Welche Daten eine Gebietsplanung braucht

Für eine Gebietsplanung brauchen Sie drei Arten von Daten: Ihre eigenen Kundendaten, eine geografische Grundlage und Markt- oder Potenzialdaten. Die folgende Übersicht zeigt, was dazugehört und woher es meist kommt.

| Datenart | Beispiele | Woher |
|---|---|---|
| Eigene Kundendaten | Kundennummer, Adresse, Umsatz je Jahr, Besuche pro Jahr, Besuchsdauer, heutige Zuordnung | CRM, ERP oder Excel-Listen |
| Daten zum Außendienst | Wohnort oder Startpunkt, Arbeitszeit, Teilzeit | Vertriebsleitung, Personalabteilung |
| Grenzen | fünfstellige Postleitzahlgebiete, Gemeinden, Kreise, Bundesländer | Kartengrundlage in easymap oder RegioGraph |
| Markt- und Potenzialdaten | Kaufkraft, Einwohner, Haushalte je Postleitzahl | Datenanbieter, Zukauf |
| Firmenadressen | Betriebe nach Branche und Größenklasse | Firmendatenbanken, Zukauf |

Ihre eigenen Daten zeigen, was Sie heute verkaufen. Potenzialdaten zeigen, was in einem Gebiet möglich wäre, also wie viel Nachfrage dort höchstens zu holen ist. Wer nur nach dem Umsatz der Vergangenheit plant, übersieht Regionen, in denen bisher niemand richtig gearbeitet hat. Laut einer GfK-Studie unter 152 Vertriebsplanern (veröffentlicht 2017) nennen knapp 74 Prozent regionale Potenzialdaten als wichtiges Kriterium. Welche Daten zu Ihrer Branche passen, klären wir mit Ihnen: im Geschäft mit Endkunden eher Kaufkraft und Haushalte, im Geschäft mit Firmen eher die Zahl der Betriebe einer Branche. Wie Sie daraus das Potenzial je Gebiet ableiten, beschreibt die Seite [Marktpotenzial je Gebiet ermitteln](https://www.gebietsplaner.de/vertriebsgebiete/potenzialanalyse).

## Geokodierung und Datenqualität

Bevor ein Kunde auf der Karte erscheint, muss seine Adresse in Koordinaten umgewandelt werden, und dabei zeigt sich, wie gut Ihre Daten wirklich sind. Dieser Schritt heißt Geokodierung, weitere Fachbegriffe erklärt das [Glossar Gebietsplanung](https://www.gebietsplaner.de/glossar). Die Software gleicht jede Adresse mit ihrem Kartenmaterial ab und meldet, ob sie die Hausnummer, nur die Straße, nur die Postleitzahl oder gar nichts gefunden hat.

Typische Fehler, die dabei auffallen:

- **Dubletten:** derselbe Kunde zweimal, etwa mit Rechnungs- und Lieferadresse oder nach einem Systemwechsel.
- **Falsche oder veraltete Postleitzahlen:** Der Kunde landet im falschen Gebiet und beim falschen Außendienst.
- **Unvollständige Adressen:** Postfach statt Straße, fehlende Hausnummer, Ortsteil statt Gemeinde.
- **Ausland ohne Länderkennung:** Kunden aus Österreich oder der Schweiz werden in Deutschland gesucht.

Ein Rechenbeispiel: Bei 5.000 Kunden und einer Trefferquote von 97 Prozent bleiben 150 Adressen ohne genauen Treffer. Sind darunter 20 A-Kunden, lohnt sich die Handarbeit. Bei kleinen Kunden ohne Umsatz im letzten Jahr reicht oft die Zuordnung über die Postleitzahl.

Perfekt müssen die Daten nicht sein, wichtiger ist, dass sie überall gleich gut sind. Darauf weist auch eine GfK-Broschüre von 2013 hin. Ist eine Region sauber gepflegt und eine andere nicht, vergleicht man am Ende die Datenpflege statt der Gebiete. In einem dort beschriebenen Praxisbeispiel lag zwischen Auftakt und Analyse ein ganzer Monat für die Datenaufbereitung.

## Datenschutz bei Kundendaten

Für eine Gebietsplanung brauchen Sie selten personenbezogene Daten, und was nicht gebraucht wird, sollte gar nicht erst übergeben werden. Firmenname, Adresse, Kundennummer, Umsatz und Besuchsdaten reichen für die Planung. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Ansprechpersonen lassen Sie beim Export einfach weg.

Ganz ohne personenbezogene Daten geht es trotzdem nicht immer. Bei Einzelunternehmen, Praxen oder Apotheken steckt im Firmennamen oft der Name einer Person. Auch die Wohnorte des Außendienstes sind personenbezogen. Für die Planung reicht hier meist die Postleitzahl oder der Ort statt der genauen Anschrift.

Wenn wir mit Daten arbeiten, die Personen betreffen, schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Darin steht auch, wie lange wir die Daten speichern und wann wir sie löschen. Ob und in welcher Form Kundendaten Ihr Haus verlassen dürfen, entscheidet Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter. Eine Rechtsberatung zum Datenschutz leisten wir nicht.

Important

Klären Sie vor dem Export mit Ihrer Datenschutzstelle, welche Spalten übergeben werden. Eine abgestimmte Spaltenliste spart später Nacharbeit.

## Die Gebietszuordnung gehört ins CRM

Eine neue Gebietsstruktur wirkt erst, wenn das CRM weiß, wer für welchen Kunden und welche Postleitzahl zuständig ist. Solange die Zuordnung nur in der Planungssoftware oder in einer Excel-Liste steht, arbeitet der Vertrieb mit der alten weiter.

Deshalb machen wir die Zuständigkeit zum Stammdatum. Grundlage ist die Zuordnungstabelle aus easymap oder RegioGraph: Jede Postleitzahl gehört zu genau einem Gebiet, jedes Gebiet zu einer zuständigen Person. Im CRM wird daraus ein Feld am Kunden, das sich bei einer Gebietsänderung an einer Stelle ändern lässt. Das bringt drei Vorteile:

1. **Anfragen landen automatisch richtig:** Kommt eine Anfrage über die Website mit Postleitzahl herein, ordnet das CRM sie dem Gebiet zu, und die zuständige Person bekommt eine Wiedervorlage. Auch ein Leitfaden zu Vertrieb und Marketing (Kohlhammer, 2019) betont, dass Anfragen schnell beim zuständigen Außendienst ankommen müssen.
2. **Neue Kunden sind sofort zugeordnet:** Niemand muss nachschauen, wem ein neuer Kunde gehört.
3. **Berichte passen zur Karte:** Umsatz, Besuche und Chancen lassen sich je Gebiet auswerten, ohne Listen abzugleichen.

Bei der Umstellung liefern wir zusätzlich eine Liste aller Betreuerwechsel mit Stichtag. Wie Sie Gebiete danach mit Kennzahlen steuern, zeigt die Seite [Außendienststeuerung mit CRM und Karte](https://www.gebietsplaner.de/aussendienst/steuerung).

## CRM-Einführung, cobra CRM und map+

Wenn Ihr CRM die Zuständigkeit nicht sauber abbilden kann, führen wir auch das CRM ein. Die p17 GmbH führt CRM-Systeme ein, zum Beispiel cobra CRM, und richtet dabei die Felder für Gebiet und Zuständigkeit gleich mit ein. Mit map+ bietet die p17 GmbH außerdem eine Kartenerweiterung für cobra CRM an, damit Kunden und Gebiete direkt im CRM auf der Karte zu sehen sind. Für das Planen und Optimieren der Gebiete selbst bleibt easymap oder RegioGraph das Werkzeug. In dieser Aufgabe treten wir in der Rolle Umsetzen an.

Nutzen Sie ein anderes CRM, liefern wir die Zuordnung als Importdatei, die Einrichtung im System übernimmt dann, wer Ihr CRM betreut. Einen Überblick über alle Themen rund um Karten, Märkte und Kundendaten gibt der [Geschäftsbereich Geomarketing der p17 GmbH](https://www.p17-geomarketing.de/).

## Datencheck: der Einstieg

Mit dem Datencheck wissen Sie nach kurzer Zeit, ob Ihre Kundendaten für eine Gebietsplanung reichen und was fehlt. Sie schicken uns einen Export aus Ihrem CRM oder ERP. Wir prüfen die Pflichtfelder, suchen Dubletten, testen die Postleitzahlen auf Plausibilität, geokodieren alle Adressen und zeigen die Verteilung auf einer Karte.

Sie bekommen einen kurzen Bericht mit Zahlen: Trefferquote der Geokodierung, Zahl der Dubletten, eine Liste der Problemfälle und eine Empfehlung, welche Markt- oder Potenzialdaten Ihre Planung ergänzen sollten. Das Ergebnis liegt etwa eine Woche nach Eingang der Daten vor. Der Datencheck ist eine Leistung in der Rolle Mitdenken. Die Bereinigung selbst übernehmen wir auf Wunsch in der Rolle Verstärken, direkt in Ihren Dateien. Danach kann die [Beratung zur Gebietsplanung](https://www.gebietsplaner.de/leistungen/beratung) beginnen, oder Ihr Team plant selbst.

## Beispielvorhaben und Richtwerte

Die Kosten hängen vor allem von der Zahl der Datensätze und vom Zustand Ihrer Daten ab. Die folgende Tabelle zeigt Richtwerte für typische Vorhaben.

| Beispielvorhaben | Umfang | Richtwert |
|---|---|---|
| Datencheck | Prüfung eines CRM-Exports bis \[Anzahl\] Datensätze, Trefferquote, Problemliste, Besprechung | ab \[Preis\] |
| Datenaufbereitung auf Zeit | Dubletten bereinigen, Adressen korrigieren, nachgeokodieren, in Ihren Dateien | ab \[Preis\] je Tag |
| Markt- und Potenzialdaten einbinden | passende Daten auswählen, je Postleitzahl aufbereiten, in die Kartenmappe einbinden | ab \[Preis\] zuzüglich Datenkosten |
| Gebietszuordnung ins CRM | Zuordnungstabelle exportieren, Feld im CRM anlegen, Import, Liste der Betreuerwechsel | ab \[Preis\] |

Eine Grenze nennen wir gleich mit: Die laufende Datenpflege im CRM bleibt bei Ihnen. Wir zeigen, wo Fehler entstehen, und schlagen Pflichtfelder und Prüfregeln vor. Adressen ändern sich aber jeden Tag, und nur wer täglich mit den Kunden arbeitet, bemerkt das rechtzeitig.

## Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Liste aus dem CRM? 

In den meisten Fällen ja. Wichtig sind eine eindeutige Kundennummer, Straße, Postleitzahl und Ort in eigenen Spalten und der Umsatz als Zahl ohne Währungszeichen. Ein schlichter Export eignet sich besser als ein formatierter Bericht mit Zwischensummen.

Brauchen wir unbedingt gekaufte Potenzialdaten? 

Nicht für jede Planung. Für einen ersten Ausgleich nach Arbeitslast reichen Ihre Kunden- und Besuchsdaten. Sobald Sie Gebiete mit fairen Chancen schneiden oder weiße Flecken finden wollen, brauchen Sie Daten über den Markt. Was sie kosten, hängt von Umfang und Detailtiefe ab.

Wie genau muss die Geokodierung sein? 

Für eine Planung auf Ebene der Postleitzahl genügt oft die Zuordnung über die Postleitzahl. Für Fahrzeiten und [Tourenplanung im Außendienst](https://www.gebietsplaner.de/aussendienst/tourenplanung) brauchen Sie dagegen möglichst hausnummerngenaue Koordinaten, denn wenige Kilometer Abweichung verändern die Reihenfolge der Besuche.

Was passiert mit unseren Daten nach dem Projekt? 

Sie bekommen alle bereinigten Daten und Ergebnisse zurück. Was wir danach löschen und wann, steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch bestätigen wir die Löschung schriftlich.

## Quellen

- GfK GeoMarketing: Pressemitteilung „Aktuelle Planungspraxis und Trends in der Vertriebssteuerung“ zur Studie Gebietsplanung, 07.03.2017 (152 Befragte, Befragung 2015–2016)
- GfK GeoMarketing: Broschüre „Praxiswissen Gebietsplanung – So funktioniert erfolgreiches Change Management“, Juli 2013
- Joachim Rösel: Leitfaden Vertrieb und Marketing, Reihe Kohlhammer Executive Education, hrsg. von Dieter Wagner, Roya Madani und Stephan A. Reder, W. Kohlhammer, Stuttgart 2019

Zuletzt aktualisiert: 16.10.2026 · Benjamin Beloch, Geschäftsführer

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